Servicio de cobro de deudas – algunas orientaciones prácticas

La Regla 10 del ITIC brinda a los Asociados que tengan la consideración de agentes marítimos y de corredores de buques cobertura adicional para gastos legales adicionales y para cobro de deudas. En este artículo (que tiene forma de entrevista) se muestra cómo los gestores llevan a cabo este servicio, al tiempo que se ofrecen una serie de orientaciones prácticas para los Asociados acerca de cómo pueden estos facilitar la labor de los gestores de siniestros que se encargan de ese tipo de casos.

1. ¿Qué información precisan de un Asociado para poner en marcha un procedimiento de cobro de deudas?

Cuando se trata de agentes marítimos, el Club solicita una copia de la cuenta de escala así como una copia de la comunicación en que se recoja el nombramiento original. En el caso de los corredores de buques, el Club precisa la factura de encargo así como una copia de la póliza de fletamento. En todo caso, es importante facilitar copia de toda la correspondencia mantenida con el deudor y en especial de cualquier comunicación en la que se reconozca la deuda. Evidentemente, si contamos con esta información desde el primer momento podemos ahorrar mucho tiempo. Ciertamente, el factor tiempo puede ser de importancia capital cuando existe la posibilidad de proceder a la inmovilización de un buque por la existencia de una reclamación pendiente.

2. ¿Por qué es importante informar rápidamente al Club de una deuda pendiente?

Muchos Asociados nos preguntan cuánto tiempo deben esperar antes de notificarnos la existencia de deudas pendientes de pago antes de que se pueda proceder conforme a lo dispuesto en la Regla 10. Si bien no es nuestra norma decirles a nuestros Asociados cómo deben llevar sus empresas, muchas de las deudas que se han remitido al Club para su cobro eran deudas ya bastante antiguas. Recomendaríamos a los Asociados que se sirvieran de un sistema de control de créditos que no permitiera que una factura estuviera pendiente de pago durante un período superior, como mucho, a cuarenta días, contado desde la emisión de la factura, sin remitir automáticamente una consulta o una notificación al ITIC incorporado a su sistema de control de créditos. Además, y desde un punto de vista práctico, hay dos razones importantes que justificarían recabar la asistencia del Club más temprano que tarde:

a) En primer lugar, que cuanto más antigua sea una deuda más difícil de cobrar resulta. Esto es especialmente relevante cuando se ha producido la venta del buque que ha incurrido en la deuda en primer lugar y/o cuando el armador, el fletador a tiempo parcial o el fletador por viaje, han sido declarados en concurso.

b) En segundo lugar, porque en la mayoría de los países existe un plazo de tiempo limitado en el que cabe la inmovilización del buque. Este plazo puede ser de un año contado a partir del momento en que se presentó la primera reclamación. Así pues, esto es especialmente importante en el caso de aquellas partidas de la cuenta de escala, como derechos portuarios, derechos de practicaje, tasas de canal y cantidades en efectivo abonadas al capitán. Estas partidas con frecuencia dan lugar a la creación de un derecho de retención que lleva aparejado un derecho de inmovilización, con independencia de que sean los fletadores quienes adeuden el saldo de las diferentes partidas de la cuenta de escala.

3. Cuando se trata de una deuda controvertida ¿puede aceptar el Club el encargo de su cobro?

Cuando existe alguna controversia sobre la totalidad o parte del principal de la deuda, es importante que se nos facilite esa información. Por lo general este tipo de controversias han de resolverse antes de que se pueda poner en marcha el procedimiento de cobro. No obstante, con frecuencia el Club ha podido resolver este tipo de controversias y, en la mayoría de los casos, haciéndolo a favor de nuestro Asociado.

4. ¿Existe siempre la posibilidad de inmovilizar un buque por una deuda pendiente? ¿Cuáles son las consideraciones prácticas que se aplican?

a) Que se pueda o no inmovilizar un buque depende del tipo de reclamación. Como norma general, la mayoría de los países marítimos permiten la inmovilización de un buque por gastos pendientes de pago en los que hubiera incurrido el armador. Las reclamaciones por comisiones pendientes de pago que pudieran adeudarse a un corredor de buques son más complicadas, siendo igualmente más limitadas las posibilidades de inmovilización.

b) La inmovilización de un buque no es algo que deba adoptarse sin analizar cuidadosamente sus consecuencias. La retención de un buque en puerto, incluso aunque solo sea un día sobre su programa, puede costarle al armador o al explotador del mismo muchos miles de dólares. Por lo tanto, es altamente improbable que, una vez que se haya obtenido una orden de inmovilización, se pueda reanudar entre las partes implicadas cualquier tipo de relación comercial. Dos de los principales elementos que hay que tener en cuenta al sopesar la posibilidad de una inmovilización son la ubicación del buque y, una vez localizado éste, si cabe o resulta deseable una inmovilización en una determinada jurisdicción. Si se trata de un crédito respecto del cual cabe una inmovilización, habrá que tomar en consideración, en ese caso, por ejemplo, si se exige la constitución de una garantía en relación con los costes, daños e intereses así como el tiempo que puede demorarse la obtención de la correspondiente orden de inmovilización. Los costes de la inmovilización (y si finalmente pueden recuperarse estos del demandado) son también un elemento importante a la hora de decidir si proceder con la inmovilización o no. También hay que tener en cuenta las consecuencias que pudieran derivarse de una inmovilización indebida, ya que éstas pueden ser diferentes en función de las distintas jurisdicciones.

5. ¿Hay algo que pueda hacer un agente marítimo para evitar, en primer término, un impago?

La mayoría de las deudas que se remiten al Club para su cobro en nombre de agentes marítimos son casos en los que la cuenta de escala presenta un saldo pendiente de pago. Saldo este que normalmente surge en casos en los que ha habido algún hecho imprevisto durante la escala de un buque que ha hecho aumentar la cuenta final. No obstante, también hemos tenido otros casos en los que el mandante no envió previamente los fondos necesarios al agente. Naturalmente, en este tipo de casos, el agente debe adoptar una decisión comercial sobre si llevar a cabo los trabajos o rechazar el encargo de agencia hasta que efectivamente reciba los fondos en su cuenta bancaria. En aquellos casos en los que no se ha remitido el dinero, el Club siempre recomendaría la máxima cautela, en especial si se desconoce el importe del principal. También existe la posibilidad de retener un buque en puerto en un momento dado en caso de que no se hayan recibido los fondos. Esto se puede hacer solicitando de la autoridad portuaria que no conceda la autorización de salida el buque en cuestión. En estos casos el Club también puede prestar su asistencia.

6. ¿En cuántas jurisdicciones del mundo se puede inmovilizar a un buque por deudas con Asociados de ITIC?

Calcularíamos que, aproximadamente, son unas 40 jurisdicciones en las que ITIC han conseguido la inmovilización de un buque en representación de sus Asociados. Algunas jurisdicciones son más receptivas a los acreedores en tanto que otras plantean algunos problemas difíciles. Por ejemplo, en algunos casos de exige un documento de apoderamiento, y pudiera ser necesario traducir al idioma local toda la documentación. También puede actuar como elemento disuasivo, en algunos casos, la obligación de presentar contra-garantías.

7. A este respecto ¿hay alguna recomendación básica que querría hacer a los Asociados?

El elemento más importante es notificar al Club la existencia de un crédito pendiente de pago en una fase temprana.  Muchos Asociados son reacios a encargar a terceros el cobro de sus deudas por el temor a que ello pueda comprometer sus perspectivas de futuros negocios. En cualquier caso, la cuestión que se plantea es la de saber si merece la pena proteger una relación comercial con una contraparte que no cumple sus obligaciones realizado el pago de los importes debidos a su vencimiento, incluso cuando se trata de importes sobre los que no existe objeción alguna.